Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas

Winlead reuniones de trabajo efectivas

Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo son una herramienta de productividad interna en las empresas. Sin embargo, no siempre son todo lo efectivas que nos gustaría.

Solemos verlas como una moneda, con sus dos caras. Una de ellas, es considerarlas como un elemento de comunicación, necesario para coordinar los esfuerzos de todos los participantes en la consecución de objetivos. La otra, es la sensación de pérdida de tiempo que a veces generan, sobretodo, si tu agenda como directivo es apretada.

 

Las reuniones de trabajo efectivas como factor de éxito de las empresas

Para optimizar nuestro tiempo (y el de los demás) al máximo, debemos aprender a tener reuniones de trabajo efectivas.

No todas las reuniones son iguales.

Optimiza tu tiempo y el de los demás manteniendo reuniones de trabajo efectivas. Haz click para twittear

Algunas son semanales, para evaluar el progreso de las ventas del equipo comercial, por ejemplo. Éstas no tienen nada que ver con las anuales que convocan grandes empresas para definir la estrategia y realizar los presupuestos del siguiente año.

El mayor riesgo de obtener una reunión no efectiva está en aquellas que son más frecuentes y, por tanto, rutinarias.  Es en éstas en las que debemos poner el foco de atención para lograr su eficiencia.

Las reuniones trabajo rutinarias tienen más riesgo de no ser efectivas.Haz click para twittear

Un estudio de Atlassian sobre reuniones arrojó las siguientes cifras:

  • Más del 90% de los asistentes reconoce haberse distraído durante una reunión.
  • El 73% de esos mismos asistentes dice realizar otras tareas mientras asiste a una reunión.
  • Casi la mitad de participantes en una reunión, un 47%, las considera una pérdida de tiempo.

Hay algunas cifras más que puedes comprobar en el artículo de WorkMeter, pero lo que parece claro es que gran parte de las personas que asisten a reuniones, no las consideran efectivas.

Y esa pérdida de tiempo se traduce en una pérdida de dinero para la compañía porque los asistentes:

  1. No trabajan en sus principales tareas mientras están reunidos.
  2. No aprovechan la reunión para optimizar su trabajo en la empresa.

Si aprovechamos ese tiempo de reunión veremos que:

Las reuniones de trabajo efectivas son un factor de éxito de las empresas.Haz click para twittear

 

5 consejos básicos para lograr reuniones de trabajo efectivas.

Conseguir organizar reuniones de trabajo efectivas es posible y necesario, como hemos visto.

Es conveniente que haya una buena planificación inicial. Elegir el momento y el lugar más adecuado para todos sus integrantes es determinante para que todos acudan a la reunión en actitud positiva. Dedícale el tiempo necesario para ello y conviértela en esa herramienta de comunicación que coordina el trabajo de todos.

No olvides esta cita de Henry Ford:

 

“Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito”.

 

Para ayudarte a llegar a tus objetivos a través de reuniones de trabajo efectivas, te indicamos algunas sugerencias:

Con estos 5 consejos consigues organizar reuniones de trabajo efectivas y mejoras la eficiencia de tu equipo.Haz click para twittear

#1. Marca los objetivos de la reunión.

Define claramente qué pretendes con la reunión que has convocado. ¿Ver el estado del pipeline de tu equipo comercial? ¿Definir el presupuesto del próximo año?

 

#2. Define los temas que vais a tratar.

Concreta la agenda de los asuntos que se van a abordar y asegúrate de que la conozcan todos los asistentes con el tiempo suficiente para poder preparar la reunión. Puedes enviar la convocatoria con los calendarios de Outlook, ICalc (Apple) o Google Drive. Así te aseguras de que todos la han recibido.

Es posible que alguien tenga algún tema que desee tratar. Es el momento de decirlo para que se sume al orden del día.

 

#3. Respeta los horarios de inicio y fin.

El tiempo es el bien más preciado. No podemos recuperarlo. Por eso, procura marcar un espacio para cada punto de la agenda.

Y, muy importante, empieza y termina la reunión en el horario previsto. Los asistentes (y tú mismo) tenéis otras tareas que desempeñar. No alargarla más de lo previsto es una muestra de respeto por las tareas que desempeñan tus compañeros.

Si en esa reunión de trabajo aparece un nuevo tema que no estaba previsto, lo mejor es que lo anotes y emplaces a otra junta. Así, todos os podréis preparar bien esta cuestión y podréis ser más eficientes al tratarla.

Para que una reunión de trabajo sea efectiva debes respetar la hora de empezarla y de terminarla.Haz click para twittear

#4. Haz un rapport de la reunión.

En determinadas reuniones, antes de finalizarlas, quien conduce la reunión realiza, verbalmente, un Wrap-up, es decir, un resumen de los acuerdos tomados. Es una forma de consensuar lo que se ha hablado y evitar malos entendidos.

Debe quedar constancia por escrito de lo que se ha hablado en la reunión. Es útil para avanzar sobre los temas que se han tratado y para darles seguimiento.

Además, ese rapport debe ser conocido por las personas que asistieron a dicha reunión de trabajo, de manera que todo el mundo tenga la misma interpretación de lo que ha sucedido en ella.

Puedes compartir las agendas y los acuerdos tomados, a ser posible, en Intranet o Sando, Google Drive u otra herramienta que tenga disponible la empresa.

 

#5. Da seguimiento a las decisiones tomadas.

De nada sirve llegar a acuerdos si no les das seguimiento para conocer cómo evolucionan. Te sugerimos que elabores un calendario en el que los responsables de estas decisiones te reporten en los plazos acordados, de forma regular.

 

 

Plantillas que te ayudan a tener reuniones de trabajo efectivas.

Si en este post estamos hablando del valor del tiempo, qué mejor que tener plantillas preparadas que nos ayuden a optimizarlo.

Si organizas diferentes tipos de reuniones puedes optar por tener una para cada momento. Pero también puedes ir adaptando una de ellas a cada convocatoria que realizas.

Tú decides cuál es la manera en que vas a ser más eficiente.

¿Sabes que existen plantillas que te ayudan a mantener reuniones de trabajo efectivas? Te las mostramos.Haz click para twittear

Y para ponértelo un poco más fácil, te traemos unos templates que seguro que te serán muy útiles.

  1. Modelo con el Orden del Día, de Microsoft:
    https://templates.office.com/es-es/Orden-del-d%C3%ADa-cl%C3%A1sico-para-reuni%C3%B3n-TM00002078
  2. Modelo de Acta de reunión clásico, de Microsoft:
    https://templates.office.com/es-es/Agenda-de-reuni%C3%B3n-TM10169557
  3. Modelo de Acta de reunión contemporáneo, de Microsot:
    https://templates.office.com/es-es/Actas-de-la-reuni%C3%B3n-TM00002073
  4. Smartsheets ha recopilado una lista de plantillas útiles para diferentes momentos de la reunión. Las puedes descargar en el siguiente enlace:
    https://es.smartsheet.com/plantillas-gratis-de-microsoft-word-para-actas-de-reunion

 

Es muy posible que, si aplicas estos consejos y le sumas toda tu experiencia y buen hacer, logres que las reuniones de trabajo que organizas se perciban como algo fructífero, positivo y necesario. Además, te va a permitir ver los progresos que se realizan y animan a los participantes a ser proactivos en las reuniones.

¿Estás ya decidido a aprovechar el tiempo de todos, la fuerza del equipo y la comunicación grupal a través de reuniones de trabajo efectivas?

 

WinLead

Consultora especializada en acompañar a las empresas en su proceso completo de Transformación Digital y hacia la Industria 4.0.

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